Affiliateverklaring: Dit artikel bevat affiliate-links naar Moneybird en Snelstart. Als je via mijn link een abonnement neemt, ontvang ik een kleine commissie, zonder extra kosten voor jou. Dit heeft geen invloed op mijn beoordeling.

Factuur maken als ZZP’er: wat erop moet en hoe je het slim aanpakt

Een factuur maken als ZZP’er is niet ingewikkeld. Het is het soort ding dat tien minuten duurt, maar waar je elke keer opnieuw twijfelt of je niks vergeten bent. (En ja, het is altijd het btw-identificatienummer. Altijd.) In dit artikel lees je welke gegevens verplicht op een ZZP-factuur moeten staan, welke tools het makkelijkst werken, en hoe je ervoor zorgt dat je sneller betaald krijgt.

Zonder deze negen gegevens is je factuur niet geldig

De Belastingdienst is hier vrij duidelijk over. Een factuur voor een ZZP’er moet deze negen onderdelen bevatten:

1. Je volledige naam en adres (of handelsnaam)
2. Je KvK-nummer
3. Je btw-identificatienummer (btw-id)
4. De naam en het adres van je klant
5. Een uniek, oplopend factuurnummer
6. De factuurdatum
7. Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd
8. Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
9. Het totaalbedrag inclusief btw

Een paar van deze gegevens struikelen startende ZZP’ers over. Je btw-identificatienummer is niet hetzelfde als je KvK-nummer, hoewel ik ze in het begin zelf ook door elkaar heb gehaald. Je factuurnummer moet uniek en oplopend zijn. Het format kies je zelf (2026-001, 2026-002, enzovoort), maar je mag geen nummers overslaan of hergebruiken. Consistentie is het sleutelwoord.

En die omschrijving? “Werkzaamheden” is niet voldoende. Schrijf concreet wat je hebt geleverd. “Copywriting blogartikel boekhoudsoftware, 1.500 woorden” is beter dan “diensten geleverd.” Hoe specifieker, hoe minder gedoe achteraf.

Factureer je onder de KOR? Dan laat je de btw weg

Val je onder de kleineondernemersregeling (omzet onder €20.000 per jaar)? Dan factureer je zonder btw. Geen btw-bedrag, geen btw-tarief op je factuur. Maar alle andere acht gegevens blijven verplicht. Vermeld op je factuur dat de KOR van toepassing is, zodat je klant niet denkt dat je het btw-veld vergeten bent. Meer over btw en aangifte lees je in mijn artikel over de OB-aangifte voor ZZP’ers.

De vereenvoudigde factuur: wanneer kort mag

Bij facturen onder €100 mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder gegevens. In de praktijk raad ik dat niemand aan. Een volledige factuur is niet meer werk als je een boekhoudpakket gebruikt, en het voorkomt discussies met de Belastingdienst. Doe het gewoon goed, dan hoef je er niet over na te denken.

Word en Excel zijn geen facturatietools

Ik weet het. Excel voelt als controle. Je hebt je kolommen, je formules, je overzicht. Maar Excel is een spreadsheet, geen boekhoudsysteem. Het heeft geen automatische btw-berekening die de Belastingdienst direct begrijpt, geen oplopende factuurnummering en geen koppeling met je bankrekening. Technisch gezien kun je ook een schep gebruiken om een gat in de muur te boren. Maar waarom zou je?

Een kennis van mij begon als ZZP’er en deed het eerste jaar alles in Excel. Inkomsten links, uitgaven rechts, btw berekend met een formule die hij ergens van internet had geplukt. Zijn eerste OB-aangifte kostte vier uur. Het tweede jaar stapte hij over naar Moneybird. Zijn OB-aangifte duurde twintig minuten. Hij vroeg me waarom hij niet meteen een pakket had genomen. Ik had geen goed antwoord voor hem.

Hier is waarom een boekhoudpakket beter werkt voor je facturen:

• Automatische factuurnummering. Je hoeft er niet over na te denken.
• Btw wordt automatisch berekend. Geen formules, geen rekenfouten.
• Bank-import. Je ziet direct welke facturen betaald zijn en welke niet.
• Automatische herinneringen. Je boekhoudpakket stuurt een herinnering als de betaaltermijn verstreken is.
• UBL-factuurformat. Steeds meer opdrachtgevers vragen om e-facturen via het PEPPOL-netwerk. Probeer dat maar eens vanuit Excel.

In mijn ervaring is Moneybird voor de meeste ZZP’ers de slimste keuze voor factureren. De interface is strak, een factuur staat in twee minuten klaar en de bank-koppeling werkt bij 9 van de 10 ZZP’ers direct. Het Starter-abonnement kost €15 per maand (geverifieerd juni 2026) en je kunt het 60 dagen gratis proberen.

Werk je met een accountant die liever met Snelstart werkt? Dan is dat een prima keuze. Het inKaart-pakket kost €22 per maand (geverifieerd juni 2026) en biedt uitgebreidere rapportages. De factuurfunctie is functioneel, al is de interface minder modern dan Moneybird.

Twijfel je welk pakket bij jou past? Lees mijn overzicht van de beste boekhoudsoftware voor ZZP’ers.

Zo krijg je sneller betaald

De wettelijke standaard betaaltermijn in Nederland is 30 dagen. Maar niets verplicht je om zo lang te wachten. Mijn vuistregel: stel je betaaltermijn in op 14 dagen. De meeste opdrachtgevers betalen binnen de termijn die je noemt. Noem je 30 dagen, dan betalen ze op dag 29. Noem je 14 dagen, dan betalen ze op dag 13. (Ik heb dit zelf meegemaakt. Meerdere keren. Het patroon is voorspelbaar.)

Nog een paar dingen die helpen:

• Vermeld je IBAN en tenaamstelling duidelijk. Hoe minder je klant hoeft te zoeken, hoe sneller het geld op je rekening staat.
• Gebruik automatische herinneringen. Moneybird en Snelstart sturen ze voor je. Geen ongemakkelijke mailtjes meer.
• Bied online betaling aan. Diensten als Mollie integreren met de meeste boekhoudpakketten. Je klant klikt, betaalt, klaar.
• Factureer direct na levering. Niet volgende week, niet eind van de maand. Nu. Hoe sneller de factuur de deur uit is, hoe sneller je betaald wordt.

Je facturen bewaren: 7 jaar, en ja, digitaal mag

De wettelijke bewaarplicht voor facturen is zeven jaar. Dat geldt voor zowel je verzonden facturen als de facturen die je ontvangt van leveranciers. Digitaal bewaren mag, mits de facturen leesbaar en ongewijzigd blijven.

Een boekhoudpakket regelt dit automatisch. Dat is een van de redenen waarom ik het altijd aanraad boven losse bestanden op je laptop. (Die laptop crasht op het slechtst mogelijke moment. Dat is geen pessimisme, dat is een patroon.)

Veelgestelde vragen

Je hebt nu genoeg informatie om een correcte factuur te sturen als ZZP’er. En als je het slim aanpakt met een boekhoudpakket, kost het je twee minuten per factuur in plaats van twintig. De resterende 23 uur en 58 minuten van je dag besteed je hopelijk aan iets leukers dan administratie.